Empresas de destrucción de documentos cuentan con los equipos especializados
Contratar empresas de destrucción de documentos en la actualidad es el procedimiento establecido para la eliminación de todo aquello que ya no se utiliza y que debe ser anulado de la forma correcta y cumpliendo con la ley que protege a todos los involucrados, velando por la seguridad, calidad y confidencialidad.
No solo se destruye el material que tiene mucho tiempo y ocupa espacio, en el día a día también hay incontables documentos que se descartan por razones como: error en facturas, contratos que presentan alguna falla de transcripción, recibos con enmiendas, estos no son menos importantes, han de ser destruidos, ya que suponen el mismo riesgo.
Cuando se trata de destruir toda información antigua o actual que es inútil, también hay que incluir la digital y virtual. En estos casos es necesario tener personal en el área de sistemas que pueda hacer la eliminación en las fuentes internas sin riesgos de que puedan ser recuperadas. Al cliente se le puede transmitir seguridad y tranquilidad, cumpliendo con una serie de pasos que hagan lucir el proceso transparente y de confianza.
A continuación se sugieren algunos de ellos:
- El sistema de transporte y contenedores que realiza la búsqueda de los documentos en las instalaciones de la compañía, preferiblemente blindado y con la seguridad necesaria que no lo haga vulnerable ante hechos externos
- La manera en la que se calculan los costes de la destrucción de documentos, debe estar en relación con la cantidad de escritos entregados, generalmente se hace por peso
- Documentación o registro de la actividad donde se destruye el material
- Certificado que avale a la empresa de cualquier inspección o inconveniente a futuro
La entrega de los papeles ha de hacerse al personal asignado para esta labor y que tenga las facultades y el conocimiento de la responsabilidad que tiene en sus manos.
Sin duda alguna la seguridad y tranquilidad es el objetivo principal de la destrucción de papeles, hacerla de la forma correcta y con la empresa ideal garantizara los mejores resultados. Seguir las normas y los controles establecidos, previenen problemas en el futuro y como valor agregado preserva el medio ambiente con el reciclaje de los mismos.
